ATELIER SUR LES OUTILS DE GESTION D’UNE MUTUELLE

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Dates de l’atelier : du 15 au 17 février 2018

Lieu de l’atelier Hôtel: ACCOLADE de Gitega

Organisateur : PAMUSAB

Participants : Les gestionnaires des MS de Munasa (10), Memisa (5), FVS Amade (5), UCODE (5) et FEMUSCABU (10)

Objectif : Dispenser la formation sur l’utilisation des outils de gestion d’une MS

 

Introduction

Les acteurs promoteurs des MS réunis au sein de la Plateforme des Acteurs des Mutuelles de Santé du Burundi (PAMUSAB) sont déterminés à harmoniser leurs approches et outils de gestion pour la professionnalisation du système de gestion des mutuelles de santé.

Pour cette raison, la PAMUSAB a, du 3 au 5 octobre 2017, organisé un atelier de formation dont le contenu correspond à l’objectif ci-haut mentionné. Il s’agissait d’un atelier participatif où la concertation, la mise en commun et le consensus étaient privilégiés. En gros, la formation tenait à ce que les mutuelles soient viables et dignes de l’être, raison d’être des objectifs fixés par la PAMUSAB et dont le contenu résume en quelque sorte les souhaits des participants.

 

Buts de la formation

  1. Apprendre à bien compléter tous les nouveaux outils de gestion de la MUSA
  2. Apprendre à compléter et exploiter les fiches de suivi d’une MUSA
  3. Savoir utiliser les codes comptable et analytique
  4. Savoir préparer le compte de résultat et le bilan au sein d’une MUSA vers la fin de l’année mutuelliste

Formation proprement dite

La présentation des 4 grands objectifs a ainsi ouvert les débats et a permis aux participants d’entrée dans le vif du sujet en se remémorant d’abord les nouveaux outils de travail :

  1. Le livret de l’adhérent et la fiche
  2. Le bon d’entrée et le bon de sortie
  3. Le journal caisse et le journal banque
  4. La fiche de l’élève
  5. L’attestation des soins
  6. La facture récapitulative
  7. La liste de codage
  8. Le plan comptable
  9. La fiche de suivi
  • L’un après l’autre, tous ces outils ont été analysés et décortiqués afin que tout le monde les conçoivent, les comprennent et les complètent de la même manière, ceci dans le but de renforcer la gestion de nos mutuelles respectives, mais également pour bien préparer l’inter mutualité en vue dès janvier 2018.
  • Le constat dégagé de cette formation est que certains acteurs étaient bien avancés par rapport aux autres, tandis que des divergences étaient bien visibles dans la manière dont les uns et les autres géraient leur institution. Des discussions, des commentaires, des suggestions et des questions, a jailli la lumière, et un consensus a pu être dégagé sur tous les points.
  • Les participants ont appris, avec intérêt, ce qui est bon et ce qui ne l’est pas, l’emplacement des données, le timing des reportages, etc.
  • Pour la première journée de la formation, la matière suivante a fait objet de discussion et d’analyse : le livret de l’adhérent, la fiche de l’adhérent, le bon d’entrée et le bon de sortie, le journal caisse/banque, le plan comptable, la liste de codage et les codes analytiques.

 

La deuxième journée de formation avait comme plan : l’attestation des soins, la facture récapitulative, la fiche de suivi et les travaux en groupes sous forme d’exercices.

C’est pendant cette journée et au cours des différents exercices que les organisateurs de la réunion ont enseigné la manière très efficace de compléter la fiche de suivi et la façon de préparer la facture récapitulative. Les participants ont appris qu’il y a des normes au-dessus desquelles la situation d’une MUSA devient catastrophique (données à transmettre aux participants après correction), d’où il faut régulièrement être très attentif dans le suivi et la gestion d’une mutuelle de santé.

 

La troisième et dernière journée de formation s’est penchée sur la matière suivante : le budget prévisionnel, le compte de résultat, le bilan et les exercices.

Ce qu’il faut retenir c’est qu’il doit y avoir de l’équilibre entre les entrées et les dépenses pendant l’établissement d’un budget prévisionnel. Plusieurs astuces ont été apprises aux participants afin qu’ils les pratiquent pendant l’exercice de leurs activités, la gestion des MUSA. Ceci doit impérativement se faire jusqu’à la dernière activité de l’année qui consiste à préparer le bilan qui montre réellement les moyens matériels et financiers dont dispose une MUSA à une date bien déterminée.

Différents exercices ont montré comment se réalisent tous les points importants qui sont dans le contenu de la matière à apprendre.

En gros, les objectifs fixés ont été atteints et la réunion s’est clôturée sur une recommandation dont le contenu est :

 

En outre, il a été promis aux participants de leur remettre des documents qui nécessitaient encore quelques corrections. Il s’agit de :

  1. La fiche de suivi
  2. Le compte de résultat
  3. Le Bilan
  4. Le tableau expliquant les ratios
  5. Le tableau d’amortissement

A ceux qui le peuvent, il leur a été recommandé de commencer à se familiariser et à utiliser ces différents nouveaux outils car c’est surtout à partir du 1er janvier 2018 que l’harmonisation entre en vaguer.

 

 

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